Un informe de la Contralora recomienda al Colegio de Ingenieros y Junta Examinadora a tomar medidas
Por: NotiCel
Publicado: Apr 30, 2021 11:52 AM
Una auditoría de la Contralora reveló que el director de la Oficina de Gerencia de Proyectos e Ingeniería del municipio de Vega Baja -un ingeniero licenciado- no realizaba inspecciones periódicas de los proyectos de construcción y reparación de estructuras.
Para el periodo auditado, el municipio otorgó 99 contratos por $3,982,461. En su lugar, el ingeniero delegaba las visitas de inspección a dos funcionarias (monitoras de proyectos) de la oficina.
Esta situación pudo resultar perjudicial a la calidad de los servicios recibidos y ocasionó que personas no autorizadas a ejercer la profesión de ingeniero prestaran servicios. El informe recomienda a los presidentes de la Junta Examinadora y del Colegio de Ingenieros y Agrimensores de Puerto Rico, a considerar las situaciones indicadas y a tomar las medidas correspondientes.
La auditoría de tres hallazgos señala que la subasta para la remodelación de la Escuela de Bellas Artes y Biblioteca Electrónica, se adjudicó sin contar con los fondos suficientes para obligar el crédito presupuestario para efectuar los pagos al contratista.
Además, los directores de Gerencia, Administración y Presupuesto no obligaron los créditos necesarios para el pago de seis contratos y 11 enmiendas por $4,279,407, sino hasta cinco meses después de otorgados. Una situación similar se había comentado en el Informe de Auditoría M-16-03 del 13 de julio de 2015.
Contrario a las leyes y reglamentación vigente, en el municipio no existían normas ni procedimientos escritos para el recibo, conservación y disposición de los documentos. Además, los auditores hallaron que, en las áreas designadas para archivar los documentos públicos activos, había filtraciones de agua, no tenían puertas, ni contaban con ventilación ni energía eléctrica, entre otras deficiencias.
El informe de auditoría recomienda al director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto, que se asegure que el municipio cumpla con el Plan de Acción Correctiva establecido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico.
El informe cubre el periodo del 1 de julio de 2017 al 30 de junio de 2020.
Puede leer el informe aquí:
PDF: Informe de auditoría Municipio de Vega Baja – M-21-37.pdf
La voz vegabajeña 
La documentación generada tanto en la empresa privada como en el gobierno debe ser archivada o guardada de forma correcta, en lugares correctos y mantenidos bajo estricta confidencialidad.
Los controles ambientales y de seguridad para esto son muy importantes. Estamos hablando de controles de humedad, controles de almacenamiento, estructura física, y sobre todo seguridad de archivo con puertas que no sean traspasadas por agentes externos sin la debida autorización. Monitoreos continuos, disposición, y muchos otros controles.
Aunque debemos tener personal adiestrado en el manejo correcto, debemos también tener mantener la orientación de una compañía especializada en el manejo de estos documentos.
Los documentos al igual que nosotros tenemos una fecha de nacimiento, una fecha de expiracion, pero también hay documentó que deben vivir por siempre por la naturaleza de su propósito.
No tener control de nuestros documentos nos puede ocasionar daños permanentes y como en este caso observaciones de auditoria y en casos más graves podríamos perder la misma.
No tener controles ambientales y exponer docum e nos a temperaturas no controladas expone y puede ocasionar daño a estos documentos tales como hongos que causan daños a los documentos y los y enfermedades a los que trabajan con ellos. Para poder recuperar estos documentos hay que darles el debido tratamiento químico por profesionales expertos en la materia.
Vemos entonces cuan crítico es este proceso. Pero también es obvio que tenemos que estar preparados y tener los conocimientos para poder comprender este proceso.
Puedo hablar sobre este proceso por la experiencia adquirida en la empresa privada y estar certificada para trabajar toda la documentción del departamento al que fui asignada.
Si la administración no ha sabido realizar bien el manejo de sus documentos, podemos esperar encontrar otro caos más.
El tiempo nos vuelve a dar la razon.
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Gracias por su opinión. De hecho, conocí de esos problemas y sus soluciones cuando organizábamos el archivo histórico de Vega Baja y tiene mucha razón.
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